Metodika plánování práce: Seznam

Jak si organizovat práci pomocí vytváření seznamu.

Úvodem

Tuto metodiku mě naučil Jiří Knesl. Na jeho stránkách ale už není k dispozici. Třeba mu to nefungovalo, co já vím. Mě to ale funguje a s úspěchem jsem to používal a tak to tu dávám k dispozici.

Výhoda tohoto systému je v tom, že k tomu potřebujete tužku a papír. Tudíž začít můžete opravdu okamžitě.

Jak na to

Stránku papíru rozdělím svislou čárou na pravou a levou část. Do levé části si píšu úkoly, které chci aktuálně stihnout (nejlépe za den - viz dále). Na pravou část si píšu úkoly pro inspiraci. Můžeme to nazvat například "draft" seznamem. Může také sloužit jako určitý zásobník, ze kterého budu přepisovat úkoly do levé části. Je třeba je opravdu přepisovat - viz dále.

K seznamu si sednu, a promyslím si, které úkoly chci za tento den stihnout. Tyto úkoly napíšu do levé části. Podtrhnu tlustou čárou (důležité :-))

Jak by měl vypadat úkol? Měl by být stihnutelný za rozumnou dobu. Například hodinu. Samozřejmě jsou úkoly které se počítají na více hodin - není nutné je silou mocí dělit. Úkol by měl být jasně a konkrétně definovaný (jak chcete něco udělat, když nevíte co?). Je lepší napsat "Poklidit garáž" než "Uklidit garáž" (viděli jste moji garáž?!) - souvisí s motivací viz níže.

V každém případě prostě začnout, ono se to usadí.

Když seznam mám, a mám ho tlustě podtržený, tak si vyberu libovolný a začnu na něm dělat. Není nutné dodržovat pořadí. Ale je nutné pracovat jen na tomto seznamu a na ničem jiném.

Samozřejmě se stane, že přijde někdo, šéf, kolega, který přinese nový strašně důležitý úkol. Který je nutné udělat. Odolám pokušení pustit se do něj - šéfovi to vysvětlím. A tento nový úkol si ale poznamenám - pod tlustou čáru. Každý nový nápad, který mi přijde enormě důležitý a spěchající si napište pod tuto čáru. Pokud je to nápad, který nemá vysloveně prioritu - ten patří do pravé sekce.

Pokračuju v úkolech.

Je-li nějaký úkol hotov, přichází důležitá část. Vezmu tužku a s pocitem zadostiučinění řádek s úkolem přeškrtnu.

Pokračuju v úkolech.

Když se dostaneu do stavu, že mám všechny úkoly nad čárou hotovoé, přichází slavnostní okamžik kdy celý tento blok s hotovými úkoly šikmo přeškrtnu. A nejlépe dvakrát.

Pokračuju v úkolech pod čárou. Začnu tím, že si je zkontroluju, jejich naléhavost, ne tak důležité škrtnu a přepíšu je do pravého sloupce.

Udělám tlustou čáru.

Pokračuju v úkolech.

Může se stát, že po celém dni se mi nedaří nějaké úkoly zvládnout. Můžu na celém bloku pokračovat další den, nic se neděje. Časem jsem se naučil to dobře odhadovat, a už se to nestávalo.

Někdy se mi ale stane, že mi nějaký úkol prostě nejde. Důvodem může být to, že je špatně popsán, je příliš složitý, komplexní, velký. Nebo stratil prioritu. Udělám tedy to, že tento úkol přeformuluju a napíšu jeho novou formulaci pod čáru. V případě, že ztratil prioritu ho přesunu do pravého sloupce. Následně úkol škrtnu.

To je vše.

Všechny ty kejkle (podtrhávání, škrtání) jsou moc důležité. Protože pomáhají udržovat motivaci pokračovat v dalších úkolech.

Závěr

Pokud nemáte žádný systém na plánování úkolů, a máte pocit, že by se vám něco hodilo, tento mohu doporučit. Je to enormě jednoduché a přitom perfektní funkční.

Dejte vědět.